La Ville recrute par voie statutaire un assistant de gestion administrative (F/H) (Cadre d’emplois des adjoints administratifs - catégorie C)
Missions
Sous l'autorité de la responsable de l’administration générale, vous serez chargé de l'assister dans la gestion administrative courante du service.
Activités principales
- Réaliser diverses tâches de secrétariat (courriers types, classement, gestion de la messagerie...), répondre aux appels téléphoniques
- Assurer le suivi administratif des dossiers gérés par le service
- Veiller à la préparation du Conseil Municipal (enregistrement et vérification des délibérations, suivi, contrôle...)
- Télétransmettre les actes en Sous-Préfecture
- Établir les bons de commande
- Instruire les demandes d'autorisations de vente au déballage, dérogation au repos dominical
- Traiter et suivre les sinistres assurances (déclaration, suivi de tableaux de bord)
- Suivi des dossiers des taxis (tableau, autorisations...)
- Constituer les registres "Arrêtés" et "Délibérations" (Tables thématique et chronologique...)
- Établir les plannings mensuels des équipes du service en collaboration avec la Responsable
- Suivi des congés des agents en collaboration avec la Responsable
- Établir l'état mensuel des Chèques déjeuners
Activités secondaires
- Participer à l'organisation matérielle des élections
- Assurer le traitement du courrier "Arrivée - Départ" sur le logiciel courrier
- Traiter le courrier interne
Profil
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités
- Connaissance des techniques de gestion d’un secrétariat
- Autonomie, rigueur, discrétion, sens de l’organisation, réactivité, aisance rédactionnelle et relationnelle, ponctualité
Conditions d'exercice
Affectation à l'Hôtel de ville (bureau partagé)
Temps de travail : 35h
Horaires : 8h30/12h – 13h30/17h ou 13h30/17h30
Pour tout renseignement, mail à
Date limite dépôt candidatures le 19/08/24
Poste à pourvoir au 01/09/24
Lettre de motivation +CV à adresser à :
Monsieur le Maire des Pennes-Mirabeau
Service des Ressources Humaines
223 avenue François Mitterrand
13170 les Pennes-Mirabeau
